Editing, Formating dan Cetak

A.      Editing dan Formating

Editing dalam Microsoft Word adalah suatu proses yang dilakukan untuk membuat, merevisi, memformat atau memodifikasi suatu file.

1.       Page Setup

Page Setup adalah suatu menu yang disediakan untuk mengatur ukuran dan orientasi halaman tempat melakukan editing.

Langkah-langkah untuk melakukan pengaturan halaman dokumen sebagai beriku.

a.       Pada kelompok Page Setup yang terdapat dalam tab menu Page Layout, anda dapat mengatur beberapa hal berkaitan dengan halaman dokumen yang digunakan.

b.      Klik toolbar Size untuk memilih ukuran kertas yang akan digunakan dalam membuat dokumen.

c.       Klik toolbar Orientation untuk mengatur orientasi kertas yang digunakan. Ada dua bentuk orientasi kertas, yaitu Potrait dan Landscape.

d.      Klik toolbar Margins untuk mengatur batas-batas pengetikan pada sebuah halaman.

2.       Mengedit Teks/Dokumen

a.       Copy/Paste Teks/Dokumen

Sebagian dokumen dapat dipindahtempatkan ke tempat yang lain, dan tidak perlu menghapus dokumen lama yang kemudian mengetik ulang dokumen tersebut ke tempat yang baru, melainkan dengan cara menduplikasi atau memindahkan saja. Adapun langkah yang akan dilakukan sebagai berikut.

1.       Sorot bagian  teks yang akan anda duplikasi/dipndahkan, dilakukan dangan cara memblok bagian teks menggunakan mouse ataupun tombol keyboard.

2.        Jika anda menduplikasi teks, pilih tab Home – Clipboard – (copy) atau tekan shortkey Ctrl+C.

3.       Tetapi jika anda akan memindahkan teks, pilih tab Home – Clipboard – (cut) atau tekan shortkey Ctrl+X.

4.       Letakkan kursor ke tempat yang baru, kemudian pilih tab Home – Clipboard – (paste) atau letakkan shortkey Ctrl+V.

5.       Jika terjadi kesalahan dalam melakukan perubahan pada dokumen dan akan membatalkannya, tekan tombol (undo) atau tekan shortkey Ctrl+Z. Tombol yang bergambar segitiga digunakan untuk menampilkan daftar perubahan yang telah anda buat dan dapat dipilih sekaligus.

b.      Find and Replace

Find and Replace adalah bagian dari proses editing. Berikut langkah-langkah menggunakan perintah Find and Replace.

1.       Find

Dengan perintah Find, anda dapat mencari teks dalam sebuah dokumen dengan cepat dan akurat. Bisa dibayangkan apabila anda harus mencari suatu teks (tanpa menggunakan perintah Find) pada sebuah dokumen yang terdiri dari puluhan atau ratusan halaman. Pasti anda terpaksa menelusuri kata demi kata yang ada, mulai dari awal hingga akhir dokumen.

a.       letakkan kursor di awal dokumen

b.      klik tab menu Home, lalu klik toolbar Find yang terdapat pada kelompok Editing

c.       Setelah muncul jendela Find and Replace, pada kotak isian Find what, ketiklah teks yang akan dicari

d.      Klik tombol Find Next untuk mencari teks satu per satu dalam dokumen

e.      Klik tombol Find in, kemudian pilih Main Dokument untuk mencari semua teks dalam dokumen

f.        Klik tombol Reading Highlight, lalu pilih Highlight All untuk memberikan warna highlight pada semua teks yang ditemukan

2.       Replace

Perintah Find berhubungan erat dengan periintah Replace, anda dapat mengganti teks (yang ditemukan melalui perintah Find) dangan teks yang baru. Penggantian teks bisa dilakukan dengan sangat cepat dan akurat, tanpa ada teks yang terlewati.

a.       Letakkan kursor di awal dokumen. Lalu klik tab menu Home

b.      Klik toolbar Replace yang terdapat pada kelompok Editing

Kemudian akan muncul jendela Find and Replace, tetapi yang ditampilkan adalah tab Replace

c.       Di kotak isian Find what, ketiklah teks yang dicari

d.      Pada kotak Replace with, ketiklah teks penggantinya

e.      Klik tombol Find Next untuk memulai pencarian teks dalam dokumen. Setelah teksnya ditemukan, anda bisa mengklik tombol Replace All untuk melakukan penggantian teks secara sekaligus pada seluruh isii dokumen. Berhati-hatilah jika anda ingin menggunakan tombol Replace All. Jangan sampai anda mengganti teks yang tidak seharusnya

c.       Bullet and Numbering

Bullet and Numbering digunakan untuk menambahkan penomoran secara otomatis dengan simbol, huruf, ataupun angka.

1.       Bullet

Bullet biasanya digunakan pada daftar yang tidak memiliki urutan. Untuk setiap item pada bullet akan digunakan suatu karakter. Berikut langkah-langkah membuat bullet.

a.       Letakkan kursor pada sebuah baris baru

b.      Klik tab menu Home, lalu klik panah pada toolbar Bullets yang akan terdapat pada kelompok Paragraph

c.       Pilihlah jenis simbol yang anda inginkan. Maka di depan kursor kini telah disisipkan sebuah simbol

d.      Ketiklah teks untuk simbol tersebut, lalu tekan Enter pada keyboard

e.      Pada baris baru akan muncul sebuah simbol yang baru. Anda dapat mengulangi lagi langkah (d)

f.        Jika telah selesai membuat seluruh daftar bersimbol, klik kembali toolbar Bullets untuk menghapus simbol yang tersisa

g.       Jika anda tidak menemukan simbol atau karakter yang cocok untuk daftar tersebut, pada saat mengklik toolbar Bullets, pilihlah Define New Bullet

h.      Pada jendela Symbol, carilah karakter yang akan digunakan untuk daftar bersimbol. Lalu klik tombol OK dan kembali ke jendela Define New Bullet, kliklah tombol OK

2.       Numbering

Numbering biasanya digunakan untuk membuat suatu daftar yang memiliki urutan. Untuk menyatakan urutan, maka pada daftar bernomor akan digunakan angka-angka Romawi atau alphabet.

Langkah-langkah membuat numbering sebagai berikut.

a.       Letakkan kursor pada sebuah baris baru

b.      Klik tab menu Home, lalu klik panah pada toolbar Numbering yang terdapat pada kelompok Paragraph

c.       Pilihlah jenis penomoran yang anda inginkan. Maka di depan kursor kini telah disisipkan sebuah nomor

d.      Ketikkanlah teks untuknomor tersebut, lalu tekan Enter pada keyboard

e.      Pada baris baru akan muncul  nomor selanjutnya. Anda dapat mengulangi lagi langkah (d)

f.        Jika telah selesaii membuat seluruh daftar bernomor, klik toolbar Numbering untuk menghapus nomor yang tersisa

3.       Mengedit Font

Font adalah jenis huruf. Saat mengetikkan teks pada Microsoft Word, anda akan memilih jenis font yang akan digunakan. Akan tetapi, jenis huruf ini masih dapat diubah sesuai dengan keinginan kita. Ukuran dan warna font pun dapat diubah.

Berikut langkah-langkah mengedit atau mengubah jenis, ukuran, dan warna font.

a.       Mengedit Jenis Font

Langkah-langkah mengedit jenis font sebagai berikut.

1.       Buatlah blok pada isi dokumen yang hendak diubah jenis fontnya

2.       Klik tab manu Home, lalu klik tombol panah toolbar Font yang terdapat pada kelompok Font

3.       lalu kliklah pada jenis font yang diinginkan. Misalnya pada contoh kita memilihh font Arial. Maka semua teks yang ada di dalam blok jenis fontnya akan diubah menjadi font Arial

b.      Mengedit Ukuran Font

Selain jenisnya, ukuran font yang digunakan pada teks juga dapat diubah. Berikut langkah-langkah mengedit ukuran font.

1.       Buatlah blok pada isi dokumen yang hendak diubah ukuran fontnya

2.       Klik tab menu Home, lalu klik tombol panah pada toolbar Font Size yang terdapat pada kelompok Font

3.       Lalu kliklah pada ukuran font yang diinginkan. Misalnya pada contoh kita memilih ukuran font 14, maka semua teks yang ada dalam blok ukuran fontnya akan diubah menjadi 14

c.       Mengedit Warna Font

Umumnya teks yang diketikkan pada Microsoft Word adalah berwarna hitam putih. Tetapi warna teks tersebut dapat diubah dengan warna-warna yang lain. Berikut langkah-langkah mengedit warna font.

1.       Buatlah blok pada isi dokumen yang hendak diubah warna fontnya

2.       Klik tab menu Home, lalu klik tombol panah pada toolbar Font Color yang tedapat pada kelompok Font

3.       Pilih warna yang dikehendaki

4.Drop Cap

Drop Cap adalah perintah untuk menampilkan huruf atau kata pertama dalam paragraf agar menjadi lebih besar dan mencolok. Umumnya Drop Cap digunakan pada artikel-artikel di majalah atau surat kabar.

Langkah-langkah untuk membuat Drop Cap sebagai berikut.

a.       Letakkan kursor pada paragraf yang hendak diberikan Drop Cap. Jika anda membuat blok yang terdiri dari beberapa paragaraf, Drop Cap hanya akan diberikan pada paragraf pertama yang ada dalam blok tersebut.

b.      Klik tab menu Insert, lalu klik toolbar Drop Cap yang ada pada kelompok Text. Ada dua bentuk Drop Cap yang dapat dipilih, yaitu Dropped dan In margin. Dengan melihat pada gambar, dapat dipahami perbedaan kedua jenis Drop Cap tersebut.

c.       Jika anda hendak melakukan pengaturan lebih jauh terhadap Drop Cap yang diberikan, kliklah pilihan Advanced untuk menampilkan jendela Drop Cap. Pada jendela tersebut selain dapat memilih jenis Drop Cap dan memilih jenis font yang digunakan untuk Drop Cap. Pada bagian Lines to drop, anda dapat mengatur besar kecilnya Drop Cap.nilai defaultnya adalah 3, yang berarti tinggi dari Drop Cap sama dengan tiga baris paragraf. Jadi semakin besar nilai Lines to drop, Drop Cap akan semakin besar pula.

d.      Pada bagian Distance from text, anda dapat mengatur jarak antara Drop Cap dengan baris-baris paragraf di sampingnya.

e.      Lalu klik tombol OK.

5.Format Kolom

Pada Microsoft Word 2007, anda dapat membuat format kolom dengan cepat dan mudah. Format kolom terkadang disebut sebagai format koran, karena hampir sebagian besar tulisan yang ada pada sebuah surat kabar ditata dalam bentuk kolom-kolom.

Langkah-langkah membuat kolom pada dokumen Microsoft Word 2007 sebagai berikut.

a.       Blok bagian dokumen yang akan diubah ke format kolom.

b.      Klik tab menu Page Layuot, lalu klik toolbar Columns yang terdapat pada kelompok Page Setup.

c.       Kemudian pilihlah jumlah kolom yang ingi dibuat. Ada beberapa pilihan jumlah kolom yang tersedia, yaitu satu, dua, atau tiga kolom. Ada juga pilihan Left, dimana jumlah kolomnya adalah dua, tapi kolom sebelah kiri akan lebih kecil dibandingkan dengan kolom yang sebelah kanan. Sedangkan pilihan Right, jumlah kolomnya juga dua, tapi kolom sebelah kiri akan lebih besar dari pada kolom yang sebelah kanan.

Jika hendak membuat format kolom dengan pengaturan yang lebih rinci, maka langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut.

a.       Pilih More Columns.

b.      Pada kotak Number of columns, tentukan jumlah kolomnya

c.       Kosongkan kotak cek Equal column width supaya bisa mengatur lebar setiap kolomnya

d.      Isilah kotak cek Line between untuk memberikan garis pemisah antar kolom

e.      Pada bagian Apply to, tentukan apakah format kolom tersebut berlaku pada seluruh dokumen atau hanya pada bagian dokumen yang diblok saja

6.       Mengatur paragraf

a.       Mengatur Spasi

Spasi adalah jarak baris dalam suatu naskah. Pada Microsoft Word 2007, default jarak spasi adalah 1,15. Kita dapat memperbesar atau mempersempit jarak antarbaris dalam satu atau beberapa paragraf.

Langkah-langkah mengatur jarak spasi sebagai berikut.

1.       Buatlah blok yang berisi paragraf-paragraf yang hendak diatur spasi  barisnya. Atau jika hanya hendak mengatur pada sebuah paragraf saja, anda cukup melitakkan kursor pada paragraf yang bersangkutan.

2.       Klik tab menu Home, lalu klik panah yang ada pada toolbar Line Spacing yang terdapat pada kelompok Paragraph.

3.       Pilihlah spasi baris yang anda inginkan. Misalnya kita memilih 2,0, maka pada semua paragraf yang diblok jarak barisnya adalah 2.

4.       Pilihan Add Space Before Paragraph berguna untuk menambahkan jarak antara sebuah paragraf dengan paragraf sebelumnya.jika anada memilih pilihan tersebut, maka akan muncul pilihan Remove Space Before Paragraph yang berguna untuk menghapus penambahan jarak antara sebuah paragraf dengan paragraf sebelumnya.

5.       Pilihan Add Space After Paragraph berguna untuk menambahkan jarak antara sebuah paragraf dengan paragraf sesudahnya. Jika anda memilih pilihan tersebut, maka akan muncul pilihan Remove Space After Paragraph yang berguna untuk menghapus peanmbahan jarak antara sebuah paragraf dengan paragraf sesudahnya.

b.      Mengatur Tabulasi

Car termudah untuk mengatur tabulasi adalah melalui penggaris (ruler). Pengaturan tabulasi ini dapat dilakukan sebelum mengetikkan sebuah paragraf atau bisa juga setelah paragraf tersebut diketikkan.

Langkah awal dalam mengatur tabulasi sebagai berikut.

1.       Blok paragraf yang hendak diatur tabulasinya

2.       Klik kotak kecil yang terdapat di sebelah kiri penggaris untuk menentukan bentuk perataan tab stop

Cara lain yang dapat dilakukan untuk mengatur tabulasi paragraf adalah melalui kotak dialog Tabs. Langkah yang harus dilakukan sebagai berikut.

1.       Klik ganda pada bagian ruler untuk menampilkan kotak dialog Tabs

2.       Pada kotak isian Tap stop position, ketikkan posisi tab stop

3.       Pilih bentuk perataan pada bagian Alignment

4.       Klik tombol Set

c.       Mengatur Bentuk Paragraf

Mengatur bentuk paragraf yaitu membuat naskah supaya lebih menarik dan rapi.

1.       Mengatur Alignment/Perataan Paragraf

untuk mengatur perataan paragraf dapat dilakukan dengan cara berikut.

a.       Blok beberapa paragraf

b.      Klik tab menu Home

c.       Pilih salah satu toolbar alignment yang dikehendaki yang terdapat pada kelompok Paragraph

2.       Mengatur Identasi Paragraf

Identasi adalah bagian yang lebih menjorok masuk ke dalam pada sebuah paragraf. Ada dua bentuk identasi yang umum di jumpai pada paragraf, yaitu identasi firs line dan hanging.

a.       Identasi First Line, merupakan bentuk identasi dimana baris paragraf yang lebih masuk ke dalam adalah baris pertama saja

b.      Identasi Hanging, merupakan bentuk identasi di mana baris paragraf yang lebih masuk ke dalam adalah baris-baris selain baris pertama, yaitu baris kedua, ketiga, dan seterusnya

Tombol First Line Indent berguna untuk mengatur identasi baris pertama paragraf. Tombol Hanging Indent berguna untuk mengatur identasi pada baris kedua, ketiga, keempat, dan selanjutnya dari sebuahh paragraf. Tombol Left Indent berguna untuk mengatur jarak identasi dari batas margin kiri. Sedangkan tombol Right Indent berguna untuk mengatur jrak identasi dari batas margin kanan. Cara untuk mengatur bentuk identasi adalah dengan mendrag salah satu tombol pengatur identasi dan menggesrnya ke posisi identasi yang diinginkan.

7.       Mengatur Header dan Footer

Header adalah membuat judul dan nomor halaman di atas secara berulang. Sedangkan footer adalah membuat judul dan nomor halaman di bawah secara berulang.

a.       Membuat Header

Langkah-langkah memberikan header ke dalam dokumen dapat dilakukan dengan cara berikut.

1.       Klik tab menu Insert, lalu kliklah toolbar Header yang terdapat pada kelompok Header & Footer.

2.       Kemudian, klik pada bentuk header yang anda inginkan. Berbeda dengan versi-versi sebelumnya, pada Microsoft Word 2007 telah tersedia banyak sekali bentuk header yang sangat menarik yang dapat langsung anda gunakan.

3.       Pada bagian atas halaman kini telah ditampilkan headernya. Tapi anda masih harus mengedit keterangan pada header tersebut. Kliklah di bagian header, misalnya klik di bagian yang bertuliskan Type the document title. Lalu ketikkanlah keterangannya. Misal, Mastering Microsoft Word 2007.

b.      Membuat Footer

Foorter adalah baris keterangan yang teletak di baris paling bawah dari sebuah halaman dokumen.

Langkah-langkah untuk mebuat footer sebagai berikut.

1.       Klik tab menu Insert

2.       Klik toolbar Footer yang terdapat pada kelompok Header & Footer

3.       Klik bentuk footer yang diinginkan

4.       Klik Type text yang tedapat di bagian footer, kemudian ketikkan keterangannya

5.       Lakukan pengaturan font seperti pada header

8.       Mengolah Border dan Shading

Border dapat diartikan sebagai bingkai pada dokumen. Sedangkan shading adalah bayangan. Dalam Microsoft Word 2007, shading berarti proses pemberian warna pada latar belakang sebuah objek.

a.       Membuat Border

Langkah-langkah membuat border sebagai berikut.

1.       Blok teks atau gambar yang akan di buat border

2.       Klik tab Home, pilih tombol No Border and Shading di grup Paragraph

3.       Pilih tool Border and Shading

4.       Pilih tab Border, selanjutnya lakukan pengaturan pada Setting, Style, Color, Width, Art, dan Apply to

5.       Klik OK

b.      Membuat Shading

Membuat caranya hampir sama dengan membuat border. Langkah-langkah membuat shading sebagai berikut.

1.       Blok teks, judul, atau paragraf yang akan dibuat shading

2.       Klik tab Home, pilih tombol No Border di grup Paragraph

3.       Pilih tab Border and Shading

4.       Pilih tab Shading selanjutnya lakukan pengaturan sesuai keinginan

5.       Klik OK

9.       Menyisipkan Clip Art

Supaya tampilan dari dokumen teks anda menjadi lebih menarik, tambahkalah beberapa gambar ke dalamnya. Ada beberapa macam gambar yang bisa anda tambahkan atau sisipkan ke dalam dokumen Microsoft Word, seperti clip art, word art, dan file image.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyisipkan sebuah clip art pada dokumen.

a.       Sebelum menyisipkan sebuah clip art, terlebih dahulu anda harus memperhatikan posisi kursor dalam dokumen. Karena clip art tersebut akan di letakkan pada posisi kursor berada.

b.      Klik tab menu Insert.

c.       Klik toolbar Clip Art yang terdapat pada kelompok Illustrations.

d.      Panel Clip Art akan ditampilkan di sisi kanan jendela program Microsoft Word. Melalui panel ini ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk memilih clip art dalam jumlah yang banyak, anda sebaiknya menggunakan fasilitas Search yang ada pada panel tersebut. Caranya, ketikkan kategori clip art yang ingin di cari pada kotak isian Search for, misalnya anda masukkan computer, lalu klik tombol Go. Maka semua clip art yang ada hibungannya dengan komputer akan ditampilkan.

e.      Sedangkan cara yang termudah adalah dengan mengklik tulisan Organize clips yang ada di bagian bawah panel tersebut.

f.        Kemudian akan muncul jendela Microsoft Clip Organizer. Selain dapat memilih clip art, melalui jendela ini anda juga dapat menambahkan koleksi clip art, menggunakan fasilitas Search, hingga mengakses fasilitas Office Online. Untuk mencari suatau clip art yang sudah ada, carilah di bagian Office Collection (ada di sisi kiri jendela tersebut) yang berisi folder-folder kategori clip art,. Kliklahh folder-folder tersebu untuk mencari clip art yang dimaksud.

g.       Setelah menemukan clip art yang dimaksud, maka untuk menysipkannya ke dalam dokumen, klik panah ke bawah yang ada di sebela kanan clip art, lalu pilih Copy.

h.      Kembali ke dokumen dan lakukan Paste atau tekan tombol Ctrl+v. Clip art tersebut akan ditampilkan di tempat kursor berada.

10.   Menyisipkan WordArt

WordArt adalah gambar berupa teks dengan tampilan yang menarik, sehingga anda dapat mengaturnya layaknya clip art. Langkah-langkah menyisipkan WordArt sebagai berikut.

a.       Sebelum menyisipkan sebuah WordArt, telebih dahulu anda harus memerhatikan posisi kursor dalam dokumen, kerena WordArt tersebut akan diletakkan pada posisi kursor berada.

b.      Klik tab menu Insert.

c.       Klik toolbar WordArt yang terdapat pada kelompok Text.

d.      Selanjutnya akan ditampilkan beberapa macam style WordArt. Klil saja style yang anda inginkan.

e.      Pada jendela Edit WordArt Text yang kemudian ditampilkan, anda bisa mengetikkan teksnya, memilih font yang digunakan, mengatur ukuran font,dan memberikan efek boid atau italic. Lalu klik tombol OK.

11.   Menyisipkan AutoShapes

Selain menyisipkan gambar-gambar berupa clip art, WordArt, atau yang berasal dalam file image, anda juga dapat menyisipkan gambar AutoShapes berupa bentuk-bentuk seperti persegi empat, elips, atau garis penghubung (konektor).

Langkah-langkah menyisipkan AutoShapes sebagai berikut.

a.       Klik tab menu Insert, lalu klik salah satu toolbar AutoShapes yang ada pada kelompok Shapes.

b.      Jika pada kelompok Shapes anda tidak menemukan bentuk AutoShapes yang diinginkan, klik tombol panah ke bawah yang ada di sisi kanan kelompok tersebut untuk menampilkan bentuk-bentuk AutoShapes secara lengkap seperti berikut ini. Lalu klik pada toolbar AutoShapes yang diinginkan.

c.       Kemudian untuk menggambarkan AutoShapes tersebut, anda tinggal mendragnya ke dalam dokumen.

12.   Membuat Grafik

Ke dalam dokumen teks, anda juga dapat memberikan gambar berupa grafik (chart). Microsoft Word 2007 menyediakan fasilitas pembuatan grafik yang jauh lebih mudah dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya dan grafik yang dihasilkannya pun tampak lebih profesional.

Langkah-langkah membuat grafik sebagai berikut.

a.       Klik tab menu Insert, lalu klik toolbar Chart yang terdapat pada kelompok Illustrations.

b.      Pada jendela Insert Chart yang ditampilkan, pilihlah jenis grafik yang anda inginkan. Di sana tersedia banyak sekali jenis grafik yang dapat di pilih, seperti Column, Line, atau Pie. Dan untuk setiap jenisnya akan memiliki beberapa sub jenis lagi. Misalnya pada contoh ini kita akan membuat jenis grafik Exploded pie in 3-D. Lanjutkan dengan mengklik tombol OK.

c.       Kemudian pada dokumen akan muncul semua grafik, dan pada jendela yang berbeda akan ditampilkan sheet datanya.

d.      Tugas anda selanjutnya adalah meng-edit sheet datanya dan menyesuaikannya dengan data yang anda miliki. Perhatikan, ketika anda mengubah data, maka secara otomatis grafiknya juga akan berubah. Misalnya, ketika anda mengubah sheet datanya akan berubah, maka tampilan grafiknya pun akan ikut berubah.

e.      Sebenarnya grafiknya telah selesai di buat dan boleh menutup jendela sheet data, tetapi anda dapat mengatur lebih lanjut tampilan dari grafik tersebut dengan mengklik tab menu Design. Pada kelompok Chart Styles, anda dapat memilih style dari grafik tersebut. Pemilihan style akan berpengaruh terhadap warna-warna yang di gunakan pada grafik.

f.        Pada kelompok Chart Layouts, anda dapat memilih layout dari grafik tersebut. Pemilihan layout akan berpengaruh terhadap pengaturan tata letak grafik.

13.   Spelling dan Grammar

Spelling dan Grammar adalah fasilitas canggih lainya yang dimiliki oleh Microsoft Word 2007. Dengan fasilitas Spelling, anda dapat memeriksa apakah ejaan dari setiap kata dalam dokumen sudar benar. Defaultnya, setiap kali anda mengetik sebuah kata, secara otomatis kata tersebut akan diperiksa ejaannya. Jika ejaannya salah, maka kata tersebut akan ditandai dengan garis bawah merah bergerigi.

Sedangkan fasilitas Grammar berguna untuk memeriksa apakah tata bahasa dari setiap kalimat dalam dokumen sudah benar. Sama seperti pada fasilitas Spelling, defaultnya pemeriksaan tata bahasa juga akan dilakukan secara otomatis, setiap kali anda selesai mengetik sebuah kalimat. Jika tata bahasanya salah, maka kata yang bersangkutan akan ditandai dengan garis bawah hijau bergerigi.

Sama seperti fasilitas pada AutoComplete dan AutoCorrect, fasilitas Spelling dan Grammar juga berkaitan dengan bahasa layanan yang digunakan pada Microsoft Word 2007. Jika anda menggunakan bahasa Inggris (defaultnya), maka pemeriksaan ejaan dan tata bahasa yang dilakukan akan mengacu pada bahasa Inggris. Apabila anda sedang mengetikkan teks dalam bahasa Indonesia pada Microsoft Word 2007, jangan heran apabila kebanyakan katanya akan ditandai dengan garis bawah merah bergerigi. Sebenarnya bukan ejaan dari kata-kata tersebut salah, tetapi yang tidak tepat adalah bahasa layanan yang digunakan, karena umumnya yangdigunakan adalah bahasa Inggris.

Perhatikan, garis bawah bergiragi tersebut (yang merah dan yang hijau) tidak akan ikut tercetak ketika anda memberikan perintah Print. Tapi jika anda merasa terganggu dangan banyaknya kata yang ditandai garis merah dan hijau tersebut, anda bisa menonaktifkan fasilitas Spelling dan Grammar.

Langkah menonaktifkan Spalling dan Grammar sebagai berikut.

a.       Klik toolbar Language yang tedapat di sudut kira bawah jendela program Microsoft Word 2007. Toolbar languaga biasanya berupa tombol bergambar buku atau bertuliskan English (U.S)

b.      Klik Language – Set Language . . .

c.       Kemudian pada kotak dialog Language yang ditampilkan, isilah kotak cek Do not check spelling or grammar.

Meskipun demikian, anda tidak disarankan untuk menonaktifkan pemeriksaan otomatis terhadap ejaan dan tata bahasa (dalam bahasa Inggris). Karena pemeriksaan otomatis tersebut terkadang ada gunanya, teritamajika anda sedang membuat dokumen berbahasa Inggris. Selain bisa langsung mengetahui apabila ada kata (dalam bahasa inggris) yang pengetikan ejaanya salah, Microsoft Word 2007 juga menyediakan bantuan kepada anda dengan memberikan saran berupa ejaan kata yang benar. Cara yang termudah untuk memperbaiki ejaan yang salah dengan mengklik kanan pada kata yang bergaris bawah merah. Anda juga bisa melakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dengan mengklik tab menu Review, lalu klik toolbar Spelling & Grammar yang tedapat pada kelompok Proofing. Kemudian akan muncul kotak dialog Spelling and Grammar yang menampilkan kata yang ejaannya salah dengan warna teks merah, berikut daftar kata-kata perbaikan yang disarankan. Pilihlah sebuah kata yang benar lalu klik tombol Change untuk memperbaiki ajaan kata yang salah.

Jika anda tidak ingin memperbaiki ejaan kata tersebut, anda bisa mengklik tombol Ignore Once atau Ignore All. Tombol ignore all berguna untuk mengabaikan kesalahan ejaan seluruh kata tersebut yang terdapat di dalam dokumen. Selain itu, anda juga dapat memasukkan kata yang ejaannya salah tersebut ke dalam kamus (dictionary) dengan mengklik tombol Add to Dictionary, sehingga ejaan kata tersebut akan dianggap benar.

Setelah anda menentukan suatu tindakan (Change, Ignore, atau Add to Dictionary) terhadap kata yang ejaannya salah, pemeriksaan akan dilanjutkan ke kata-kata selanjutnya. Jika kembali ditemukan kata yang salah, kotak dialog Spelling and Grammar akan kembali ditampilkan, hingga pemeriksaan mencapai akhir dokumen.

14.   Mengolah Mail Merge

Mail Merge adalah satu fasilitas untuk mempersonalisasi surat, mencetak alamat pada amplop dan label, menyusun dokumen resmi, katalog, atau dokumen yang lain, ada dua file utama yang dipergunakan yaitu file data yang berisikan label data penarimaan surat dan sebuah file utama.

Langkah-langkah untuk mengolah Mail Merge sebagai berikut.

a.       Klik tab menu Mailings, kemudian klik toolbar Start Mail Merge. Pada pilihan yang muncul, dapat dipilih jenis dokumen yang hendak dibuat.

b.      Klik Select Recipients yang terdapat pada kelompok Start Mail Merge. Pada pilihan yang muncul, dapat di pilih cara mendapatkan data para penerima surat. Untuk membuat sebuah daftar penerima yang baru, pilih Type New List. Kemudian akan ditampilkan jendela New Address List.

c.       Pada jendela New Address List, masukkan data yang diperlukan saja misalnya mengisi kolom First Name, Last Name, Address Line 1, dan City. Untuk memasukkan data penerima berikutnya, klik kotak isian yang ada di bawah suatu kolom, ketikkan datanya kemudian tekan Enter. Untuk memasukkan data penerima berikutnya, klik tombol New Enter.

d.      Simpan data penerima surat tersebut melalui jendela Save Address List. Tentukan nama file dan lokasi penyinpanan file, kemudian tombol Save.

e.      Buat sebuah surat tanpa mengetikkan identitas penerima surat.

f.        Klik tand apanah pada toolbar Insert Merge Field yang terdapat pada kelompok Write & Inssert Field untuk memasukkan identitas penerima surat.

Sehingga tampilan pada dokumen muncul keterangan <<First Name>>. Ulangi langkah (f) sampai semua field yang diperlukan telah disimpan ke dalam dokumen.

g.       Klik Preview Result untuk melihat preview dari dokumen yang dihasilkan.

h.      Klik toolbar Finish & Merge yang terdapat pada kelompok Finish.

i.         Kemudian pada jendela Merge to Printer yang muncul, anda dapat menentukan surat mana saja yang akan dicetak. Jika memilih All, maka semua surat akan dicetak. Atau jika memilih Current record, maka hanya sebuah surat saja yang akan dicetak, yaitu surat dengan data penerima surat. Klik tombol OK, maka pencetakan surat-surat tersebut akan dimulai.

B.      Mencetak Dokumen

Dokumen yang telah kita ketik tentunya akan ditampilkan dalam hasil cetakan. Untuk mendapatkan hasil cetakan yang sesuai harus memerhatikan hal-hal berikut.

1.       Print Preview

Print Preview adalah suatu perintah untuk mencetak data ke layar monitor. Perintah ini sebaiknya dilakukan terlebih dahulu sebelum proses pencetakan ke printer. Dengan perintah ini dapat dilakukan pemeriksaan tehadap data yang akan di cetak ke printer.

Cara untuk melakukan proses pencetakan data ke layar monitor adalah klik Office Button - pilih menu Print ... – Print Preview.

2.       Mengatur Orientasi Pencetakan

Untuk mengatur orientasi kertas pencetakan dilakukan dengan cara berikut.

a.       Klik Offfice Button

b.      Klik pilihan Print

Pada bagian Page range, kita dapat menentukan bagian dokumen yang akan dicetak. Ada 5 (lima) pilihan yang tersedia sebagai berikut.

1.       All, yaitu untuk mencetak semua halaman yang ada.

2.       Current page, yaitu untuk mencetak halaman yang sedang aktif, yaitu halaman dimana kursor berada.

3.       Pages, yaitu untuk mencetak halaman tertentu. Pada kotak isian tertentu nomor-nomor halaman yang ingin dicetak.

4.       Selection, yaitu untuk mencetak bagian dokumen yang di blok saja.

5.       Number of Copies, yaitu untuk menetukan berapa kali pencetakan akan di lakukan.

c.       Klik tombol OK untuk memulai pencetakan